Beleid ter voorkoming van belangenverstrengeling (samenvatting)

Elke directeur, leidinggevende functionaris, groepsleider en werknemer met budgetverantwoordelijkheid op managementniveau binnen het IFAW (International Fund for Animal Welfare) heeft een loyaliteitsplicht jegens het IFAW en is gehouden de werkzaamheden voor het IFAW naar beste kunnen en met inzet van al zijn/haar vaardigheden en oordeelkundigheid te verrichten op een wijze die uitsluitend de belangen van het IFAW dient. Er kunnen zich echter omstandigheden voordoen, waarbij de financiële belangen van een directeur, leidinggevende, groepsleider of budgetbeheerder onverenigbaar zijn met de plichten van de desbetreffende werknemer jegens het IFAW. Met het Beleid ter Voorkoming van Belangenverstrengeling ("het Beleid") wordt de bescherming van de belangen van het IFAW beoogd door middel van richtlijnen om belangenverstrengeling te kunnen signaleren en passende maatregelen te kunnen nemen.

In het Beleid worden de volgende definities gehanteerd:

Betrokken Personen: een directeur of bestuurder van het IFAW of daarmee verbonden partijen; een lid van de Raad van Bestuur van het IFAW of daarmee verbonden partijen, met inbegrip van de president-directeur, de vicepresident, de financieel directeur, het hoofd van de administratie, programmadirecteuren en –managers,  afdelingsdirecteuren, vestigingsdirecteuren, leidinggevenden en andere personen met budgetverantwoordelijkheid, of werknemers met beslissingsbevoegdheid ten aanzien van de selectie van en de controle op leveranciers aan het IFAW.

Gelieerde Persoon: met betrekking tot bovengenoemde Betrokken Personen: (i) de echtgeno(o)t(e), ouders, kinderen, kleinkinderen, achterkleinkinderen en broers of zusters van Betrokken Personen; (ii) de echtgenoten van de ouders, kinderen, kleinkinderen, achterkleinkinderen en broers of zusters van Betrokken Personen; en (iii) entiteiten waarin de Betrokken Persoon, al dan niet samen met een of meer Gelieerde Personen, direct of indirect een (economisch) belang van meer dan 5% of een daarmee overeenkomend stemrecht heeft.

Belang: een financieel belang, met inbegrip van:  (i) deelneming in een onderneming, maatschap, joint venture, besloten vennootschap, stichting, vereniging of andere entiteit, anders dan deelneming met als enige reden belegging door een fonds voor gemene rekening, een pensioenfonds of ander institutioneel beleggingsfonds waarover de Uitgesloten Persoon geen controle kan uitoefenen; (ii) deelneming in onroerend goed of particuliere bezittingen; en (iii) de ontvangst (of het recht op of verwachting van ontvangst) van inkomsten, onder andere in de vorm van  salarissen, honoraria voor advisering en andere diensten, huur, royalty's, dividenden en inkomsten uit de verkoop of overdracht van belangen in onroerend goed of particuliere bezittingen.

Uitgesloten Persoon: een Betrokken Persoon of een aan een Betrokken Persoon Gelieerde Persoon met een belang in een kwestie, aangelegenheid of transactie waarbij het IFAW is betrokken.

Minimaal eenmaal per jaar wordt een exemplaar van het Beleid aan elke Betrokken Persoon uitgereikt, ook aan personen die voor het eerst als Betrokken Persoon worden aangemerkt. Elke Betrokken Persoon dient jaarlijks een verklaring in te vullen, te ondertekenen en bij de Raad van Bestuur van het IFAW in te dienen, waarin hij/zij verklaart het Beleid te hebben ontvangen, er kennis van te hebben genomen, en alle vereiste, het Beleid betreffende informatie over eventuele kwesties, aangelegenheden en belangen te hebben overlegd.

De Raad van Bestuur van het IFAW is verantwoordelijk voor de beoordeling van alle het IFAW betreffende zaken waarin een Uitgesloten Persoon een belang heeft en dient vast te stellen of dat Belang niet onverenigbaar is met de belangen van het IFAW.  De Raad van Bestuur dient ook zijn goedkeuring te geven aan eventuele vergoedingsregelingen die met Uitgesloten Personen worden overeengekomen. Voorts is in het Beleid bepaald, dat een Uitgesloten Persoon die tevens lid is van de Raad van Bestuur, niet aan beraadslagingen en stemmingen mag deelnemen.