Beleid inzake melding ethische kwesties (samenvatting)

Het IFAW (International Fund for Animal Welfare) stelt dat het gedrag van werknemers binnen alle vestigingen over de hele wereld op ethisch, juridisch, financieel en uitvoerend gebied te allen tijde aan de hoogste eisen moet voldoen. Om dit te bereiken, acht het IFAW effectief bestuur en toezicht van buitengewoon groot belang, evenals een werkomgeving waarin open communicatie wordt gestimuleerd en werknemers hun vragen of zorgen kunnen uiten zonder te hoeven vrezen voor enige vorm van represailles.

Het IFAW heeft ook een Hotline voor Ethische Kwesties ingesteld. Daar kunnen werknemers ernstige onrechtmatigheden of gevoelig liggende zaken melden op het gebied van financiën, financiële verslaggeving, administratieve organisatie, bankzaken en personeelsaangelegenheden, evenals (het vermoeden van) corrumperende handelingen en onethische of ongeoorloofde gedragingen. Als een werknemer overtreding van een wet, regel of voorschrift vermoedt, kan hij/zij dat op verschillende manieren aan de leiding van het IFAW kenbaar maken. Bij voorkeur dienen werknemers hun zorgen in eerste instantie te uiten tegenover hun leidinggevende en/of het hoofd van de afdeling, die verantwoordelijkheid draagt voor het werkterrein waarbinnen het probleem zich voordoet. Desgewenst mag men zich ook melden bij een andere leidinggevende of iemand van de directie. Een andere mogelijkheid is de "hotline": telefonisch of via internet. Deze hotline is speciaal voor dit doel opgezet en wordt door een extern bureau bemand. De per hotline ontvangen informatie wordt direct voor nader onderzoek doorgezonden aan speciaal daarvoor aangewezen personen binnen het IFAW. Gebruikers van de hotline mogen anoniem blijven, als zij dat wensen.

De hotline staat voor alle IFAW-vestigingen open en is opgezet conform de binnen de EU geldende voorschriften voor geheimhouding. Voor werknemers in Frankrijk is er een apart inbelnummer. Zodra het IFAW bericht van een melding ontvangt, wordt een onderzoek ingesteld. Daarbij wordt de anonimiteit van de melder zoveel mogelijk gewaarborgd, voor zover geheimhouding niet in strijd is met de plicht om een volledig en eerlijk onderzoek in te stellen. Werknemers van het IFAW worden in de gelegenheid gesteld om op de hoogte te worden gehouden over de acties die naar aanleiding van hun melding zijn ondernomen en om op die acties te reageren.

Het IFAW hanteert een beleid van "geen represailles", dat wil zeggen: het nemen van represailles tegenover werknemers die te goeder trouw uiting geven aan hun zorgen ten aanzien van bepaalde zaken binnen het IFAW wordt niet getolereerd. Voor het geval een werknemer zich toch schuldig blijkt te maken aan het nemen van represailles tegen andere werknemers, worden nauwkeurig omschreven disciplinaire maatregelen genomen.